Независимо от способа регистрации товарного знака, заявка, поданная в OHIM, ВОИС, либо в соответствии с законодательством отдельного государства, включает специальную форму заявления со сведениями о заявителе и его адресными данными. Сюда же прилагают само обозначение с подробным и понятным описанием, список интересующих товаров и услуг в соответствии с классификацией МКТУ, а также квитанцию об уплате пошлин. В случае испрашивания конвенционного приоритета, надо указать страну, дату подачи и номер первоначальной заявки.
Притом, формальная экспертиза, подтверждающая соответствие пакета документов предъявляемым требованиям, является обязательной.В ходе проверки, Ведомство определяется с правом заинтересованного лица выступать в роли собственника торговой марки. Основанием, согласно которому будет отказано в регистрации, является недостаточность различительных признаков, либо, представленное обозначение описательного характера. А в получении Свидетельства ЕС, анализ результатов поиска ранее зарегистрированных конфликтующих знаков остаётся заданием для самого заявителя, так как Ведомством не отклоняются заявки, поданные на регистрацию для идентичных и сходных знаков.
Бюро ВОИС направляет заявки в Ведомства стран, указанных в заявке, где и будет проведена экспертиза по существу, соответствующая особенностям национального законодательства. Хоть выбранный способ регистрации не всегда предусматривает обязательный предварительный поиск, но убедиться в отсутствии идентичных обозначений – значит избавить себя от протестов и возражений со стороны третьих лиц.